la importancia de microsoft excel
La utilidad e importancia de Excel
Excel es un programa desarrollado y soportado por Microsoft y
está catalogado como un software de hoja de cálculo. Este programa se
distribuye tanto para la plataforma Windows como para la plataforma Mac
OS.
Una hoja de cálculo
Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora
que contienen múltiples celdas que se forman de una matriz de columnas y
filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos de tipo texto,
numéricos, alfanuméricos y también fórmulas.
La primera aplicación de hoja de cálculo para una computadora fue
Visicalc desarrollada en 1979 y la cual fue la hoja de cálculo líder en
su tiempo. Posteriormente, en el año de 1983, apareció Lotus 1-2-3 y
comenzó a ganar grandes cantidades de adeptos convirtiéndose en la
aplicación líder por varios años.
Fue entonces cuando Microsoft, que había desarrollado Excel 1.0 para
la Macintosh, hizo la migración del software hacia la plataforma Windows
en el año de 1987 y se convirtió en la primera hoja de cálculo que se
ejecutaba de manera nativa sobre Windows el cual estaba creciendo a
pasos agigantados. Fue entonces que comenzó el crecimiento acelerado de
Excel y para el año de 1988 ya era el líder indiscutible en ventas de
aplicaciones de hojas de cálculo.
Ventajas de una hoja de cálculo
Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan
los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy
sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos
de miles de datos numéricos.
Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede
actualizar o corregir cualquiera de los datos numéricos y las
operaciones se recalculan automáticamente sin necesidad de realizar
alguna edición sobre las fórmulas. Esto ha sido siempre de grande
beneficio para los departamentos de finanzas en las empresas, razón por
la cual muchos creen que Excel es una aplicación para los departamentos
de contabilidad sin embargo existen muchos beneficios de la herramienta
que son útiles para cualquier tipo de industria.
Funciones de Excel
Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones
aritméticas más básicas poco a poco se fueron integrando más funciones a
la herramienta que nos ayudaran a ejecutar cálculos sobre los datos.
Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue
inevitable y fue tan grande que se hizo necesario asignar una categoría a
cada función como fueron las funciones financieras, estadísticas,
matemáticas y trigonométricas entre otras. Con el paso del tiempo Excel
fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en día, en la
versión de Excel 2010, existen más de 350 funciones a nuestra
disposición.
Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una
tarea demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan
utilizar todas las funciones de Excel de manera cotidiana ya que de
acuerdo al giro de la empresa donde laboran e incluso de acuerdo al tipo
de posición o rol que se tenga dentro de la compañía será el grupo de
funciones de Excel que utilizarán con mayor frecuencia.
Gráficos de Excel
Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida
la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y
entenderlos fácilmente.
Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos
alguno que nos ayude a representar adecuadamente la información. De esta
manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a
transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la
información.
Tablas dinámicas de Excel
Aunque una imagen nos ayuda a entender la información, una vez
generada permanece estática. Es por eso que Excel facilita el análisis
profundo y detallado de la información a través de las tablas dinámicas.
Una tabla dinámica no es más que un reporte extremadamente flexible
que nos da la oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables.
Es como si pudieras hacer cualquier pregunta a Excel sobre los datos y
obtuvieras la respuesta adecuada en pantalla.
Programación de Macros
Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones
que ejecutamos sobre nuestros datos cotidianamente ahorrándonos así
mucho tiempo. Esto se logra a través de un lenguaje de programación
conocido como VBA el cual nos permite manipular Excel y lograr ciertas
cosas que no se podrían hacer con los comandos disponibles en la
interfaz gráfica.
El código VBA interactúa con la hoja de cálculo y nos permite
manipular los datos así como interactuar con los usuarios del programa.
Usuarios de Excel
Excel es la hoja de cálculo más utilizada en el mundo y de ello dan
testimonio sus más de 500 millones de usuarios. Es muy probable, o
prácticamente seguro, que tengas que utilizar Excel en algún momento de
tu vida laboral y será de gran ayuda saber utilizar esta herramienta tan
poderosa de manera que obtengas los mayores beneficios de ella.
Excel es la herramienta que nos facilita trabajar con datos y nos
ayuda a tomar decisiones basadas en nuestra información lo cual
resultará en mejores decisiones para nuestro negocio o empresa. No
esperes más, da el siguiente paso y conviértete en un experto de
Microsoft Excel.
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